Formalités obligatoires

Si vous partez en échange ou souhaitez effectuer un stage à l’étranger, vous devrez obligatoirement procéder à votre inscription administrative et pédagogique à l’Université Bourgogne Europe au moment des inscriptions officielles avant votre départ à l’étranger.

Si vous êtes boursier, précisez-le lors de votre inscription pédagogique afin de ne pas perdre le bénéfice de votre bourse du Crous pour non assiduité aux cours.

Si vous partez à l’étranger dans le cadre de vos études ou de votre stage, vous pouvez continuer à percevoir la bourse sur critères sociaux du Crous de façon mensuelle. Auquel cas, n’oubliez pas de constituer votre dossier social étudiant du Crous.

Si vous partez à l’étranger dans le cadre d’un échange, vous devez obligatoirement vous inscrire à l’université d’accueil une fois sur place. Pour connaître les démarches à suivre, consultez le site internet de l’université partenaire et si besoin, contactez leur bureau des relations internationales.

Renseignez-vous également auprès de l’université d’accueil sur les cours de langues éventuellement proposés.

Vous devez vous adressez à l’établissement d’accueil pour avoir des informations ou conseils sur le logement.

Si vous partez en échange, lors de votre candidature auprès de l’université d’accueil, il vous sera peut-être possible de réserver un logement dans les résidences universitaires de nos universités partenaires. Vous êtes libres d’accepter ou de refuser cette proposition.

Si vous refusez la proposition de logement de notre université partenaire, si aucun logement ne vous est proposé ou si vous partez dans le cadre d’une autre mobilité internationale sans la possibilité de réservation de logement, vous devez trouver vous-mêmes un logement.

Afin de trouver les pistes pour la recherche de votre logement vous pouvez :

• consulter les réseaux sociaux et les sites internet des associations étudiantes de l’université partenaire ;
• prendre le contact avec l’association Erasmus Student Network (ESN) dans la ville de votre mobilité si vous partez dans les pays européens qui participent au programme Erasmus+ qui est cofinancé par l’Union européenne ;
• consulter les plateformes françaises d’annonces de location à l’étranger :
  • quoloc.com, qui a l’avantage de disposer de nombreux filtres et critères dans la recherche pour trouver la perle rare,
  • erasmusu.com, très simple d’utilisation pour chercher la chambre idéale et des colocataires dans votre pays de destination,
  • roomlala.com, qui permet notamment d’affiner sa recherche avec le nombre de colocataires souhaité et d’échanger directement avec le propriétaire, grâce à la messagerie de la plateforme ;

• consulter les sites d’annonces de location dans le pays d’accueil ;
• consulter les divers forums qui traitent ce sujet.

• Vérifiez que votre carte d’identité et/ou votre passeport soit à jour, et valable tout le long de votre séjour à l’étranger.
• Vérifiez plusieurs mois en avance si vous devez demander un visa et/ou un permis de séjour (pour étudiant ou travail) si votre statut ou le pays d’accueil l’exige.

MOBILITÉ VERS UN PAYS DE L’UNION EUROPÉENNE (UE), DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN (EEE) OU LA SUISSE

• Si vous avez la nationalité française ou celle d’un autre état membre de l’UE, vous pouvez entrer, étudier, travailler et séjourner dans les pays de l’UE, de l’EEE ou en Suisse sur simple présentation de votre carte d’identité ou passeport en cours de validité. Vous n’avez pas besoin de posséder de permis de séjour. Toutefois après 3 mois de résidence, le pays d’accueil peut exiger de vous faire enregistrer auprès des autorités locales compétentes (généralement à la mairie ou à la police du domicile). Renseignez-vous auprès du consulat ou des autorités de votre pays d’accueil avant votre départ ou les 3 premiers mois de votre arrivée. Bon à savoir : les citoyens de l’UE sont en droit de demander un titre de séjour européen auprès des autorités locales une fois installés dans le pays d’accueil (non-obligatoire).
• Si vous avez la nationalité d’un autre pays, vous devrez certainement demander un visa et/ou un permis de séjour : vous devez vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat de votre pays dans le pays d’accueil afin d’obtenir les informations relatives à l’entrée et au séjour. ATTENTION : contrairement à certaines idées reçues, les étudiants extra-européens résidant en France (avec un visa ou un titre de séjour français) ne peuvent pas vivre, étudier ou faire un stage dans un autre état de l’UE ou dans l’espace Schengen plus de 3 mois. Renseignez-vous et demandez un visa pour entrer dans ce pays européen.

MOBILITÉ VERS UN PAYS HORS-UE, EEE OU SUISSE

• Quelle que soit votre nationalité, vous devez vous renseigner auprès de l’ambassade ou du consulat du pays en France ou sur le site du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères.

Pour plus d’informations, consultez :

• le site de l’Union européenne ;
• le site de l’ambassade en France du pays de votre destination si vous devez obtenir votre titre de séjour et/ou permis de travail ;
• le site du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères ;
• les sites Immigration et citoyenneté et Immigration Québec si vous partez au Canada.

Commencez les démarches consulaires le plus tôt possible car la procédure peut prendre plusieurs semaines ou mois.Les étudiants qui ont besoin d’un visa ou d’un permis de séjour doivent faire leur demande dès la réception de la lettre d’admission à l’université partenaire ou de la réception de la convention de stage.

Mobilités études

• Obligatoire : l’assurance maladie.
• Optionnelles, mais fortement recommandées : l’assurance accident, l’assurance responsabilité civile et l’assurance rapatriement.

Mobilités stages

• Obligatoires : l’assurance maladie, l’assurance rapatriement, l’assurance responsabilité civile.
• Optionnelles, mais fortement recommandées : l’assurance accident sur le lieu de travail et maladie professionnelle. Vérifiez si vous bénéficiez déjà de ces assurances via votre faculté/école/institut à l’UBE.

Assurance maladie

Pays de l’UE, EEE, Suisse

• Pour les mobilités au sein de l’UE, EEE, Suisse, faites une demande de Carte européenne d’assurance maladie (CEAM) auprès de votre organisme de sécurité sociale. Cependant, cette couverture peut s’avérer insuffisante, notamment lors d’un rapatriement ou d’une intervention médicale spécifique : une assurance santé complémentaire peut s’avérer fort utile.

Pays en dehors de l’UE, EEE, Suisse

• Vous devez prendre une assurance santé privée pour vous assurer d’être couverts. Votre protection à l’étranger peut varier en fonction de votre pays d’accueil. Pour vous renseigner sur l’assurance santé et les complémentaires santé que vous devez prendre vous pouvez contacter votre organisme de la sécurité sociale ou votre mutuelle.

Pour plus d’informations sur les assurances dans les pays communautaires et extracommunautaires consultez le site Ameli.

Assurance accident du travail

Cette assurance s’adresse aux étudiants qui partent faire un stage et couvre les dommages résultant d’un accident causé aux employés sur leur lieu de travail. Vous pouvez bénéficier de la législation nationale sur la couverture accident du travail dans plusieurs cas. Pour garantir une couverture totale, vous pouvez tout de même souscrire à une assurance accident du travail.

Responsabilité civile

Une assurance responsabilité civile couvre les dommages causés par le participant pendant son séjour en mobilité. Renseignez-vous auprès de votre établissement d’accueil pour savoir s’il dispose d’une assurance responsabilité civile couvrant les stagiaires ou les étudiants. Dans le cas où l’établissement d’accueil ne prévoit pas une telle police d’assurance, il vous faudra demander à votre assurance habituelle d’étendre la protection responsabilité civile à la zone géographique dans laquelle vous allez vous rendre.

Pour toute question sur les assurances nécessaires pour partir à l’étranger, vous pouvez contacter votre organisme de sécurité sociale et votre mutuelle.

Inscription sur l’application Ariane

Tous les étudiants de l’UBE – français ou internationaux – doivent s’enregistrer en ligne avant tout départ à l’étranger sur l’application Ariane du site France Diplomatie afin d’être signalés auprès des autorités françaises à l’étranger.

Une fois vos données saisies sur Ariane :

• vous recevrez des recommandations de sécurité par e-mail si la situation dans le pays le justifie ;
• vous serez contactés en cas de crise dans votre pays de destination ;
• la personne de contact que vous aurez désignée pourra également être prévenue en cas de besoin.

Registre des Français établis hors de France

Si vous avez la nationalité française et séjournez à l’étranger plus de 6 mois consécutifs il vous est recommandé de vous inscrire également au registre des Français établis hors de France auprès de votre Consulat général de France qui a la charge d’assurer la défense et la protection des Français.

Cette démarche est gratuite, volontaire et non-obligatoire. Elle peut se révéler très utile par exemple pour obtenir un renouvellement de passeport ou dans le cas de la mise en place d’un plan de sécurité dans le pays (catastrophe naturelle, épidémie etc.).

Pour plus d’information, consultez :

• le site internet de l’Ambassade de France ou du Consulat français du pays dans lequel vous allez séjourner ;
• le site France Diplomatie, rubriques Services aux Français et Conseils aux voyageurs ;
• le site Ariane.

Si vous n’êtes pas de nationalité française, renseignez-vous auprès de l’ambassade de votre pays d’origine située dans le pays d’accueil si d’autres dispositifs similaires ont été mis en place.

Il est indispensable de se renseigner sur les conditions sanitaires et sécuritaires du pays d’accueil. Pour cela, vous trouverez tous les conseils aux voyageurs sur le site du Ministère de l’Europe et des affaires étrangères.

Si vous souhaitez effectuer un stage à l’étranger, renseignez-vous aussi sur les conditions d’accueil des stagiaires : indemnisation obligatoire, facultative ou usuelle, montant de cette potentielle indemnisation, droits des stagiaires, etc. Pour cela, vous pouvez vous rendre sur le site Euroguidance qui détaille ces informations pour les 27 pays de l’Union européenne, l’Islande, le Liechtenstein, le Monténégro, la Norvège, le Royaume-Uni, la Serbie, la Suisse, et la Turquie.