Frequently Asked Questions about community life

Un guide à télécharger

Le BVE vous propose de retrouver toutes les informations utiles à la gestion de votre association dans L’essentiel pour gérer mon association.

Je souhaite créer une association étudiante. Comment faire ?

Démarche

  • Rédiger les statuts
  • Organiser l’assemblée générale constitutive avec les membres qui souhaitent en faire partie, voter notamment les statuts et organiser l’élection des membres du bureau.
  • Déclarer à la préfecture la création de l’association à l’aide du formulaire accompagné des documents demandées. Vous recevrez ensuite le récépissé de la préfecture à conserver précieusement, et serez publiés au Journal officiel.

Ressources

Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ?
  • Déclarer en Préfecture,
  • Faire les changements auprès de la banque,
  • Récupérer les documents et fichiers de l’association,
  • Récupérer les codes boîte mail,
  • Informer le BVE du changement de bureau par le formulaire Composition du bureau,
  • Prévenir le BVE par mail en cas de changement des adresses mail et courrier postal pour mise à jour des listes de diffusion,
  • Récupérer la clé de la boîte aux lettres si l’association en a une à l’uB, auprès du précédent bureau, du planning ou du responsable de bâtiment,
  • Prévenir le responsable de bâtiment du changement de bureau,
  • Informer du changement d’adresse le cas échéant : banque, assurance, impôts, partenaires… tous ceux qui vous envoient du courrier.

Conseils : bien lire les statuts de l’association, s’enquérir des dossiers en cours, des demandes de subvention déposées, des bilans à rendre pendant votre mandat, s’assurer qu’elle est en règle (banque, assurance…)

Quelles sont les étapes incontournables de la vie de mon association ?
  • Tenir une assemblée générale annuelle au cours de laquelle vous devrez
    – présenter le bilan moral et financier,
    – réviser les statuts si besoin,
    – élire un nouveau bureau et conseil d’administration.
    Il y a 2 types d’AG : ordinaires et extraordinaires. Pour plus d’information, consultez le site de l’associathèque et les statuts de votre association qui définissent en général les modalités d’organisation, l’objet et les contenus de l’assemblée générale.
  • Organiser des conseils d’administration : référez-vous à ce que prévoient les statuts de l’association.
  • Tenir les comptes et la comptabilité.
  • Tenir la liste des adhérents à jour.
  • Conserver les documents.
  • Rédiger les procès-verbaux.
  • Faire les déclarations aux autorités compétentes…
  • Veiller à être assuré pour les activités réalisées par l’association.
  • En cas de subvention : communiquer le bilan moral et financier aux subventionneurs, selon les modalités et les délais de chacun.
  • Et tout ce qui sera prévu par les statuts et la législation en vigueur.

Consultez également les questions « Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l’université ? » et « Je reprends une association déjà existante. Quelles démarches faire ? »

Quelles démarches dois-je obligatoirement effectuer auprès de l’université ?
Suis-je obligé.e de faire une déclaration à la préfecture ?

Oui, pour certaines modifications, une déclaration en préfecture est obligatoire. Il s’agit des cas suivants :

  • changement des membres du bureau,
  • changement du siège social,
  • modifications de statuts,
  • dissolution de l’association

Vous pouvez effectuer ces déclarations en ligne.

Labellisation “Associations du campus” : qu’est-ce que c’est ? À quoi ça sert ?

Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation « Associations des campus » sur la page Obtenir la labellisation « Associations des campus ».

Je veux que mon association ait le label “Association des campus”. Comment faire ?

Retrouvez toutes les informations utiles sur la labellisation « Associations des campus » sur la page Obtenir la labellisation « Associations des campus ».

J’ai besoin d’un local pour mon association. Comment en obtenir un à l’uB ?
Prérequis : l’association doit être labellisée.

Démarche

  • Par l’intermédiaire du BVE, envoyer un courrier de demande à la commission Vie de l’Étudiant qui étudiera la demande.
    Attention, cette commission ne peut pas préjuger de la disponibilité de locaux.
  • En cas d’avis favorable, le BVE contactera le responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

Retrouvez le calendrier des commissions Vie de l’Étudiant.

J’ai besoin d’une boîte aux lettres pour mon association. Comment l’obtenir ?
Prérequis : l’association doit être labellisée.

Démarche

  • Adresser la demande au bva@u-bourgogne.fr qui transmettra au responsable du bâtiment concerné et vous fera part de la réponse.

Attention : Assurez-vous que vous êtes en capacité de relever régulièrement le courrier à l’université.

J’ai besoin de me former pour gérer mon association. Quelles sont les ressources à ma disposition ?

Retrouvez toutes les formations disponibles à l’UBE et dans d’autres organismes pour gérer une association sur la page Formation.

J’organise une réunion pour mon association et j’ai besoin d’une salle. Comment la réserver ?
Prérequis : l’association doit être labellisée.

Sur le campus dijonnais, vous pouvez utiliser une des 3 salles de la MDE (dont une équipée en vidéoprojection), la salle Multiplex ou encore une salle dans un bâtiment de composante.

Démarche

  • Remplir le formulaire de réservation, et le retourner au moins 8 jours avant la date de la réunion, au bva@u-bourgogne.fr, qui transmettra au responsable de bâtiment et vous fera part de la réponse.
  • demande de salle à la MDE
  • demande de la salle Multiplex
    • plan multiplex
  • demande de salle hors MDE
J’organise un événement. Dois-je remplir obligatoirement le dossier de demande d’autorisation ?

OUI si :

  • l’événement a lieu sur le campus
  • ou s’il fait l’objet d’une subvention (même s’il ne se déroule pas sur le campus)
  • ou s’il s’agit d’un événement de rentrée, d’intégration, d’accueil (qu’il soit festif ou non, avec ou sans demande de subvention, à l’uB ou en dehors).

Attention aux délais

  • avant le 15/07 pour tout événement prévu de début septembre au 10 octobre ;
  • sinon au moins 2 mois avant l’événement,
  • 3 mois en cas d’installation de tente / chapiteau / barnum et/ou changement d’affectation des locaux.
J’organise un événement ou une manifestation et je veux réserver une salle à l’uB. Comment dois-je faire ?

Sur le campus dijonnais vous pouvez réserver la salle Multiplex, l’Atheneum, l’esplanade Erasme…

Démarche

  • Par le BVE, demander la disponibilité des lieux envisagés, ou contacter la/le responsable de bâtiment ou de site au préalable pour évoquer le projet et la disponibilité.
  • Remplir la notice de sécurité et la retourner au BVE dans les délais précisés ci-dessus.
    Pour les sites d’Auxerre, de Chalon s/Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers : en parallèle de l’envoi de la notice de sécurité, se rapprocher des responsables et directeurs de site et de bâtiment.
  • Le BVE transmettra aux services instructeurs, vous fera part des compléments d’information ou de documents à apporter éventuellement et vous transmettra la réponse de la Direction de l’université (avec consignes à mettre en œuvre en cas d’avis positif).
  • Pour réserver la salle Multiplex, référez-vous à la procédure particulière dans cette foire aux questions.

Vous pouvez prendre rendez-vous avec le BVE bva@u-bourgogne.fr au préalable, pour obtenir de l’aide pour remplir la notice de sécurité.

J’ai besoin d’une salle très grande. Comment réserver la salle Multiplex sur le campus ?

Pour réserver la salle Multiplex

Pour information, consultez le dossier descriptif des locaux de la salle Multiplex.
J’ai besoin d’un financement pour un projet. Où puis-je faire des demandes ?

Retrouvez sur la page Demander une subvention, les différentes voie pour obtenir un financement pour votre association.

Je veux annoncer un événement qu’organise mon association. Comment faire ?
Prérequis : l’association doit être labellisée.

Démarche

  • Communiquer en ligne : s’adresser au BVE pour une publication dans l’agenda de l’uB et/ou le facebook du BVE
  • Afficher sur le campus en respectant les espaces d’affichage
    panneaux d’affichage réservés aux associations
    dans les bâtiments : demander au préalable à l’accueil ou la loge la permission d’afficher
    panneaux en plein air : en laissant de la place pour d’autres affiches.
Quels sont les personnes et services ressources vers lesquels je peux me tourner ?
J’aimerais contacter d’autres associations étudiantes de l’uB. Où trouver leurs coordonnées ?